Registra un proceso a la vez y responde las preguntas pensando en cómo lo realizas actualmente:
¿Qué proceso realizas?
Escribe el nombre de la actividad.
Ejemplo: Solicitud de diseño, Inscripción de un alumno o Pago a proveedores.
¿Quién lo realiza?
Indica la persona, puesto o equipo responsable.
¿Qué hace que comience?
Explica qué situación inicia el proceso.
Ejemplo: Un departamento solicita un material.
¿Qué haces?
Describe el proceso en un máximo de 5 pasos, en el orden en que realmente ocurre.
¿Cada cuándo lo haces y cuánto tarda?
Indica aproximadamente con qué frecuencia se realiza y cuánto tiempo toma.
Ejemplo: Frecuencia: semanal, veces: 5, tiempo (minutos): 30
¿Con qué trabajas o de quién dependes?
Puedes mencionar herramientas, documentos, sistemas, personas o departamentos.
Ejemplo: correo, WhatsApp, Excel, Servicios Escolares, Finanzas, etc.
¿Qué hace difícil, lento o complicado este proceso?
Señala el principal problema que encuentras al realizarlo.
RECUERDA:
No describas cómo debería hacerse. Describe cómo se hace hoy.
No necesitas usar términos técnicos, hacer diagramas ni proponer automatizaciones.
La regla es muy sencilla:
1 proceso = 1 actividad + máximo 5 pasos + 1 problema principal.
Cuando termines un proceso, envíalo y continúa con el siguiente.
Tú nos cuentas cómo trabajas. UAE OS se encarga de optimizar y facilitar tu trabajo.
Gracias por compartir tu experiencia y ayudarnos a construir una Universidad más organizada, sencilla y eficiente.
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